Розрахунки з постачальниками: як тримати відстрочку під контролем
Мережа з прикладу заробила за рік 1,1 млн грн операційного прибутку — і водночас винна постачальникам 3,35 млн. Це не тривожний дзвінок, а нормальна відстрочка. Але лише доти, доки ви знаєте цю цифру по кожному постачальнику, а не «приблизно відчуваєте».
Мережа з двох магазинів косметики заробила за минулий рік 1,1 млн грн операційного прибутку. І станом на сьогодні винна своїм дев'ятьом постачальникам 3,35 млн. Якщо від другої цифри стає тривожно — ця стаття для вас, бо тривожного тут якраз нічого: це звичайна відстрочка платежу, якою працює більшість роздробу.
Небезпечним борг стає в іншому випадку — коли його ніхто не бачить. Нижче — де в обліку народжується борг перед постачальником, як виглядає повна картина по всіх дев'ятьох і чим відстрочка-інструмент відрізняється від відстрочки-проблеми.
Борг народжується в накладній
В обліку немає окремого «документа боргу». Є два факти: проведена прибуткова накладна — і внесена до неї оплата. Різниця між ними і є боргом. Накладна проведена, оплати немає — ви винні постачальнику всю суму; оплачено частину — винні залишок.
Оплата вноситься прямо в накладну — окремим записом або авто-оплатою з каси в момент проведення, якщо розрахунок одразу. Саме тому дисципліна тут проста, але критична: кожна оплата постачальнику має бути внесена до своєї накладної. Оплатили з банку і не занесли — система показує борг, якого вже немає; забули провести накладну — борг є, а в системі його не видно. Обидві помилки виглядають дрібними, а закінчуються однаково: цифрам перестають вірити.
Принагідно: та сама накладна — джерело партії для FIFO-собівартості. Один документ живить і склад, і собівартість, і розрахунки з постачальником — тому «проведемо потім» б'є одразу по трьох місцях.
Повна картина: кому і скільки
Знімок усіх боргів на дату дає звіт заборгованості по контрагентах: список постачальників, сума по кожному, загальний підсумок.
Структура тут важливіша за загальну суму. У прикладі 38 % усього боргу — один постачальник, ПП «Аромат Плюс» з 1,28 млн: це головний партнер із найбільшими обсягами постачань, і саме з ним умови відстрочки визначають фінансову гнучкість усієї мережі. Двоє наступних тримають ще 35 %. Хвіст із п'яти дрібних постачальників — менш як п'ята частина: навіть повне погашення всіх п'ятьох майже не змінить картину.
Практичний висновок: переговори про умови, графік платежів і пріоритет оплат варто будувати від цієї структури, а не від алфавітного списку. Прострочення перед головним постачальником коштує зупинених відвантажень; прострочення перед дрібним — неприємне, але не критичне.
Борг більший за прибуток — це нормально?
3,35 млн боргу проти 1,1 млн річного прибутку виглядають страшно, поки порівнювати непорівнюване. Борг постачальникам фінансує товарний запас — те, що стоїть на полицях і ще не продане. Прибуток — результат того, що вже продане; докладно про його поверхи — у статті про те, скільки насправді заробляє магазин.
Коректні орієнтири для кредиторки інші: вартість запасу на складах (борг, забезпечений непроданим товаром, — здорова ситуація) і місячний обсяг закупівель (скільки «місяців постачань» ви тримаєте в кредит). Зростання боргу перед піковим сезоном — теж нормальна практика, якщо воно сплановане і після сезону борг повертається до звичного рівня, а не накопичується з піку в пік.
Відстрочка-інструмент проти відстрочки-проблеми
Різниця між ними не в сумі, а в контролі. Інструмент — це коли ви знаєте цифру по кожному постачальнику, маєте графік платежів і платите вчасно рівно стільки, скільки домовлено. Проблема — коли сума «десь у зошиті й голові», оплати вносяться в облік із запізненням, а про борг згадують, коли постачальник зупиняє відвантаження.
Тривожні ознаки прості: борг росте швидше за продажі кілька місяців поспіль; частка найстарших неоплачених накладних збільшується; звірка з постачальником щоразу дає розбіжності. Кожна з них — привід не панікувати, а навести лад у внесенні оплат і подивитись на графік платежів.
Типові помилки
Оплата є — в обліку немає. Найчастіша причина «фантомних» боргів. Правило одне: оплата вважається зробленою, коли вона внесена до накладної, а не коли гроші пішли з банку.
Звірка з постачальником раз на рік. За рік розбіжності накопичуються так, що звірка перетворюється на розслідування. Раз на місяць по головних постачальниках — і кожна звірка займає хвилини.
Борг «на відчуття». Власник упевнений, що винен «десь пів мільйона», а звіт показує втричі більше — бо відчуття не враховує дрібні накладні, які накопичуються тижнями.
Плутати борг із витратами. Оплата накладної — не витрата, а погашення зобов'язання за товар, який уже в запасі. Витрати живуть в іншому звіті й іншій логіці; змішування двох понять псує і картину прибутку, і картину боргів.
Платити тому, хто голосніше нагадує. Без звіту пріоритет оплат визначає наполегливість менеджера постачальника, а не структура боргу і важливість партнера для ваших полиць.
Коротко
Борг перед постачальниками — не показник проблем, а спосіб фінансувати запас чужими грошима. Він народжується в кожній проведеній накладній, гаситься внесеними оплатами і стає небезпечним лише тоді, коли випадає з поля зору. Один звіт на дату відповідає на головні питання: скільки всього, кому саме і чи не виріс борг там, де не планувалось. Подивитись, як це влаштовано в LEX.Торгівля, можна на сторінці тарифів.
Часті питання
Звідки в обліку береться борг перед постачальником?
З різниці між проведеними накладними і внесеними оплатами. Щойно прибуткова накладна проведена, її сума стає зобов'язанням перед постачальником; коли до накладної додається оплата — зобов'язання зменшується. Ніяких окремих «документів боргу» не існує: борг — це завжди накладні мінус оплати.
Чи погано, що магазин постійно винен постачальникам?
Само по собі — ні. Відстрочка платежу означає, що товар на полицях частково профінансований постачальниками, а не вашими грошима, і це один із найдешевших способів фінансувати оборот. Проблемою борг стає тоді, коли його сума невідома, платежі прострочуються або борг росте швидше за продажі.
Як швидко побачити, кому й скільки ми винні?
У звіті заборгованості по контрагентах: одна дата — і список усіх постачальників із сумою боргу по кожному та загальним підсумком. Це знімок на момент, а не історія, тому дивитись його варто регулярно, а не раз на квартал.
Чому в системі борг є, а насправді ми вже заплатили?
Найчастіше тому, що оплату зробили з банку чи готівкою, але не внесли в облік до відповідної накладної. Система рахує лише те, що в неї занесено: незанесена оплата виглядає як борг, і навпаки — незанесена накладна ховає борг, який уже існує.
Чи може борг постачальникам бути більшим за річний прибуток?
Може, і в цьому немає протиріччя: борг фінансує товарний запас, який ще не проданий, а прибуток — результат уже проданого. Порівнювати борг коректніше не з прибутком, а з вартістю запасу на складах і з місячним обсягом закупівель — це показує, скільки «місяців постачань» ви фактично тримаєте в кредит.
Що робити з боргом перед піковим сезоном?
Планувати його свідомо. Закупівлі під грудень чи березень часто роблять із відстрочкою, і борг у ці тижні природно зростає. Важливо, щоб він зростав за графіком, який ви бачите у звіті, і повертався до звичного рівня після сезону, а не накопичувався з піку в пік.
