Списання товару в магазині: коли і як оформити правильно
Розбитий флакон, прострочений тестер, зіпсоване паковання — товар зникає зі складу не через продаж. Якщо цей момент не зафіксувати документом, розбіжність між обліком і полицею знайдеться тільки під час інвентаризації.
Флакон розбився при розпакуванні. Тестер, яким користувались півроку, більше не можна продати як новий. Косметика з коротким терміном придатності прострочилась на полиці. У жодному з цих випадків товар не продано — він просто зник зі складу, і якщо цей момент нічим не зафіксувати, за кілька місяців ніхто вже не згадає, куди він подівся.
Списання — документ саме для цього: товар вибуває з обліку без покупця, без другої точки продажу, без грошей, що приходять натомість. Просто мінус, з причиною, зафіксованою поруч.
Списання — не те саме, що повернення постачальнику
Ці дві операції часто плутають, бо обидві прибирають бракований товар зі складу. Різниця — у тому, що відбувається з товаром далі. Списання остаточне: товар перестає існувати для обліку, крапка. Повернення постачальнику — інша дія: товар фізично їде назад, за умовами договору постачання, і в системі це окремий документ, не варіант списання.
Плутанина коштує дорожче, ніж здається. Якщо бракований товар відправили постачальнику, але провели через списання, облік каже, що товару більше немає взагалі, а не що за нього має повернутись компенсація чи заміна — слід губиться саме там, де він найпотрібніший.
Скільки товару насправді можна списати
Форма додавання позиції в документ списання показує підказку "макс." поруч із кількістю — фактичний залишок цього товару на складі станом на дату документа.
Як і в переміщенні між точками продажу, ця підказка перетворюється на жорстке обмеження тільки коли ввімкнене налаштування "Контроль залишків". З ним система відмовиться провести документ, що списує більше, ніж є фізично. Без нього — спише скільки завгодно, і від'ємний залишок з'явиться мовчки, без попередження в моменті.
Чому в магазині косметики це не рідкісна операція
Тестери зношуються й морально старіють швидше за товар на полиці — рано чи пізно кожен доведеться списати. Косметика з коротким терміном придатності, яка не встигла продатись, іде туди ж. Паковання б'ється при прийманні чи при виставленні на вітрину. Жодна з цих причин не пов'язана з помилкою персоналу — це нормальна частина роботи роздрібної точки, яка продає фізичний товар, а не послугу.
Саме тому регулярність тут важливіша за точність формулювання причини. Коментар "розбите паковання" чи "прострочений тестер" — цілком достатньо; головне, щоб він взагалі був, а не щоб документ намагався пояснити ситуацію на абзац.
Звідки списання може взятись само
Не кожне списання починається з того, що хтось відкрив документ і додав товар вручну. Якщо перерахунок під час інвентаризації показує менше товару, ніж значиться в обліку, система сама пропонує створити документ списання на різницю — і одразу залишає його непроведеним, щоб менеджер спершу розібрався, чому виникла розбіжність, а вже потім підтвердив факт.
Це пряме продовження теми звірки залишків: списання тут не самостійна дія, а логічний наслідок того, що показав перерахунок.
Проведено чи ні
Документ списання, як і більшість документів руху товару, має стан "проведено" / "не проведено", і саме проведення визначає, чи змінились реальні залишки. Непроведений документ — чернетка: дані збережені, але ніде не пораховані, доки хтось явно не підтвердить факт.
Різниця між цими двома станами видно навіть у простому списку документів — чернетка й проведений запис позначені по-різному, і поки документ у стані чернетки, на звіти й собівартість він не впливає.
Типові помилки
Списання без коментаря. Порожнє поле причини не заважає провести документ, але робить майбутню звірку майже неможливою — за кілька місяців сума в звіті буде, а пояснення до неї ні.
Плутанина зі списанням замість повернення постачальнику. Якщо товар фізично повертається постачальнику, а в обліку проведений як звичайне списання, компенсація чи заміна ніде не відслідковується — для постачальника операція виглядає так, ніби товар просто зник.
Ігнорування вимкненого контролю залишків. Там, де це налаштування вимкнене, документ списання проведеться навіть на товар, якого фактично вже немає, — і від'ємний залишок виявиться тільки на наступній інвентаризації.
Списання заднім числом без потреби. Дата документа — це дата, на яку рахується залишок при перевірці кількості; зміщувати її довільно означає перевіряти наявність товару не на той день, коли його справді не стало.
Коротко
Товар вибуває зі складу не тільки через продаж, і облік має однаково точно фіксувати обидва випадки. Списання — найпростіший з документів руху товару, але саме його найлегше пропустити чи оформити без причини, а потім довго шукати різницю під час інвентаризації. Подивитись, як це влаштовано в LEX.Торгівля, можна на сторінці тарифів.
Часті питання
Чим списання відрізняється від повернення постачальнику?
Списання — це остаточне вибуття товару зі складу без жодної другої сторони; товар просто перестає існувати для обліку. Якщо ж бракований товар фізично повертається постачальнику (наприклад, за умовами договору постачання), це окрема операція — повернення постачальнику, а не списання.
Чи можна списати більше товару, ніж є на складі?
Залежить від того самого налаштування "Контроль залишків", що діє і в переміщенні між складами. Якщо воно ввімкнене, система не дозволить провести документ, у якому кількість перевищує фактичний залишок. Якщо вимкнене — документ проведеться, а розбіжність знайдеться тільки пізніше.
Чи впливає непроведений документ списання на залишки одразу?
Ні. Поки документ не позначений проведеним, це чернетка — вона ніяк не змінює залишки, собівартість чи звіти. Зміни застосовуються тільки в момент проведення.
Чи можна списати товар, який веде облік серійних номерів?
Так, але для нього доведеться вказати конкретні серійні номери, що списуються, а не тільки загальну кількість — так само, як в інших документах руху товару з увімкненим обліком серійників.
Звідки беруться документи списання, якщо їх ніхто вручну не створював?
Вони можуть з'являтися автоматично за результатами інвентаризації — коли фактичний перерахунок показує менше товару, ніж значиться в обліку. Такий документ система одразу створює непроведеним, і менеджер підтверджує його вручну після перевірки причини розбіжності.
Чи обов'язково писати причину списання?
Окремого обов'язкового поля "причина" немає — для цього використовується звичайний коментар до документа. Але без нього за кілька місяців розібратись, чому саме списано конкретну позицію, буде складно навіть тому, хто це робив.
